Avbestillingsregler for timebestilling: mal du kan kopiere

Gode avbestillingsregler er korte, konkrete og synlige før kunden bestiller. De skal ikke straffe, men gi deg en rimelig sjanse til å fylle tiden igjen. Her er hva reglene bør inneholde, hvor du viser dem, og to maler du kan kopiere.

Hva bør reglene inneholde?

1. Frist. Mange bruker 24 timer. For lange eller dyre behandlinger kan 48 timer være mer realistisk, siden det tar tid å fylle en stor time.
2. Gebyr. Oppgi det som prosent av prisen (for eksempel 50 %) eller et fast beløp. Prosent er enklest å forklare.
3. Forskjell på sen avbestilling og uteblivelse. Sen avbestilling gir ofte delvis gebyr, uteblivelse (no-show) fullt gebyr.
4. Hvordan man avbestiller. Pek på lenken i bekreftelsen eller på telefonnummeret. Jo enklere, desto færre uteblir.
5. Unntak. Sykdom, akutte hendelser og force majeure. Skriv at du vurderer dette med skjønn.
6. Depositum. Hva som skjer med depositumet ved avbestilling i tide og for sent.

Hvor skal du vise reglene?

• På bestillingssiden, rett over bekreft-knappen.
• I bekreftelsen kunden får.
• I påminnelsen, som en kort setning med lenke.
• På nettsiden og i Instagram-profilen, gjerne som en fast side eller et høydepunkt.

Det avgjørende er at kunden har sett reglene før hen bestilte. Er de bare gjemt i en PDF, blir de vanskelige å håndheve.

Mal 1: kort versjon

Avbestilling må skje senest 24 timer før timen. Ved senere avbestilling eller uteblivelse kan vi belaste 50 % av prisen. Du avbestiller eller flytter enkelt med lenken i bekreftelsen. Ved sykdom finner vi en løsning sammen.

Mal 2: full versjon

Avbestilling og uteblivelse

Vi setter av tiden til deg, og en sen avbestilling gjør at andre ikke rekker å få den. Derfor gjelder dette:

• Avbestilling senest 24 timer før timen er gratis. Bruk lenken i bekreftelsen eller ring oss.
• Avbestilling senere enn 24 timer før: 50 % av prisen.
• Uteblivelse uten beskjed: full pris.
• Lengre behandlinger (over to timer) avbestilles senest 48 timer før.
• Depositum refunderes ved avbestilling i tide. Ved senere avbestilling brukes det som dekning av gebyret.
• Ved sykdom eller akutte hendelser ber vi deg ta kontakt, så finner vi en rimelig løsning.

Ved bestilling godtar du disse vilkårene. Takk for at du hjelper oss å holde kalenderen rettferdig for alle.

Tilpass tall og frister til din virksomhet. Sjekk også gjeldende forbrukerregler for gebyrer og depositum, siden hva som er rimelig kan avhenge av tjenesten og avtalen.

Slik håndterer du uenighet

Kunder som får gebyr, blir sjelden glade, men de kan bli rolige. Slik gjør du det:

• Svar rolig og kort, uten å forsvare deg for mye. Henvis til reglene kunden så ved bestilling.
• Spør hva som skjedde. Er det en reell nødsituasjon, kan det lønne seg å frafalle gebyret og tilby ny time.
• Frafall gjerne gebyret første gang for en fast kunde, og si tydelig at det er et unntak.
• Dokumenter. Ha bekreftelse, påminnelse og eventuell samtykke lett tilgjengelig.

Slik gjør du dette i Calendia

Under Innstillinger for nettbestilling setter du fristen for avbestillingsgebyr i timer og velger betalingsvalg ved booking: ingen betaling, full betaling, depositum i prosent eller kort på fil for gebyr ved avbestilling og uteblivelse. Dette krever en tilkoblet Stripe-konto. Kunden kan avbestille og flytte fra lenken i bekreftelsen, og påminnelsene kan ta med en kort påminnelse om reglene. Hvis du vil frafalle et gebyr, kan du gjøre det fra listen over inaktive kunder.

Spørsmål og svar

Hvor lang bør avbestillingsfristen være?

24 timer er vanlig for korte timer. For lange eller dyre behandlinger er 48 timer ofte bedre. Velg fristen ut fra hvor fort du realistisk kan fylle tiden igjen.

Kan jeg ta fullt gebyr ved uteblivelse?

Mange gjør det, men det må være tydelig kommunisert før bestilling. Sjekk gjeldende forbrukerregler, og vær beredt på å vise hva kunden har akseptert.

Hva om kunden er syk?

Skriv i reglene at du vurderer sykdom med skjønn. Da kan du frafalle gebyret når det er rimelig, uten at reglene mister tyngde.