Depositum ved timebestilling: hvor mye og for hvilke timer

Et depositum ved timebestilling er en liten del av prisen kunden betaler på forhånd for å låse timen. Det er det grepet som mest effektivt gjør en reservasjon til en forpliktelse. Men det passer ikke overalt. Her er når det lønner seg, hvor mye du bør ta og hvordan du kommuniserer det.

Når lønner depositum seg?

• Lange behandlinger. En farging på fire timer er dyr å miste.
• Nye kunder. Du har ingen historikk, og de har ingen relasjon til deg ennå.
• Etterspurte tider. Fredag ettermiddag og lørdag, når andre gjerne ville hatt tiden.
• Dyre tjenester eller pakker. Der materialer eller forberedelser er bestilt på forhånd.
• Kunder som tidligere har uteblitt.

Små, raske timer til faste kunder trenger sjelden depositum. Der er påminnelse og tydelige regler nok.

Hvor mye bør det være?

De fleste ligger mellom 10 og 50 % av prisen, eller et fast beløp. Noen tommelfingerregler:

• 10 til 20 % for korte timer og vanlige behandlinger.
• 30 til 50 % for lange, dyre eller populære timer.
• Fast beløp (for eksempel 200 kr) er enkelt å forklare og passer når prisene varierer.

Sett det så høyt at det betyr noe, men så lavt at det ikke skremmer bort kunden. Test, og juster hvis du ser at bestillingene faller.

Depositum, forhåndsbetaling eller kort på fil?

Alternativ	Hva skjer	Passer for	Ulempe
Depositum	En del betales ved bestilling, resten i salongen	Lange timer, nye kunder	Kunden må betale to ganger
Full forhåndsbetaling	Hele beløpet betales ved bestilling	Pakker, kurs, gavekort, svært populære timer	Høyere terskel, flere refusjoner
Kort på fil	Ingenting trekkes nå, men kortet kan belastes ved sen avbestilling eller uteblivelse	De fleste vanlige timer	Krever tydelige vilkår

Kort på fil er ofte den mildeste løsningen. Kunden betaler ingenting hvis hen møter opp, og du har dekning hvis hen ikke gjør det.

Slik forklarer du det

Si hva som skjer med pengene, i klartekst, før kunden betaler:

For å sikre timen din ber vi om et depositum på 30 %. Det trekkes fra prisen når du kommer. Avbestiller du senest 24 timer før, får du det tilbake.

Gjenta det i bekreftelsen. Fortell også hva som skjer ved sen avbestilling, og bruk gjerne avbestillingsregler fra vår mal.

Refusjon ved avbestilling

Vanlig praksis er full refusjon hvis kunden avbestiller innen fristen, og at depositumet brukes som dekning for gebyret ved sen avbestilling eller uteblivelse. Hold deg til det du har skrevet i vilkårene, og vurder unntak for sykdom. Sjekk gjeldende forbrukerregler for hva som er tillatt å beholde.

Lokale betalingsvaner

Mange norske kunder er vant til Vipps og betaler gjerne på mobil. Kunder forventer også ofte å kunne betale med kort rett i kassen. I nettbestillingen må du imidlertid tenke på hvilken betalingsløsning bestillingssystemet faktisk støtter, og at betalingen ved bestilling er enkel å fullføre på mobil.

Slik gjør du dette i Calendia

I Calendia velger du betalingsvalg ved booking under Innstillinger for nettbestilling: ingen betaling, full betaling, depositum i prosent eller kort på fil for avbestillings- og uteblivelsesgebyr. Online depositum, forhåndsbetaling og kort på fil tas med kort via en tilkoblet Stripe-konto. Fristen for gebyr stiller du inn i timer. Du kan også sende en betalingslenke for et utestående gebyr til kunder som uteble.

Spørsmål og svar

Bør alle kunder betale depositum?

Ikke nødvendigvis. Mange krever det bare av nye kunder, for lange behandlinger og på populære tider, og lar faste kunder slippe.

Hva er forskjellen på depositum og kort på fil?

Ved depositum betaler kunden en del av beløpet med en gang. Ved kort på fil trekkes ingenting før en eventuell sen avbestilling eller uteblivelse.

Må jeg refundere depositum?

Normalt ja, hvis kunden avbestiller innen fristen. Sjekk gjeldende forbrukerregler og skriv tydelig i vilkårene hva som gjelder ved sen avbestilling.