Velge bookingsystem for salong eller klinikk: sjekkliste

Å velge bookingsystem er en beslutning du lever med i årevis. Kalender, kundekartotek, påminnelser og kasse hører sammen, og å bytte er mer arbeid enn å velge riktig første gang. Her er en sjekkliste du kan bruke, og spørsmål du bør stille leverandøren før du signerer.

Sjekklisten

Område	Hva du bør sjekke
Online booking	Egen bestillingsside, regler per tjeneste og ansatt, fungerer godt på mobil, kan legges på din egen nettside
Påminnelser	SMS og e-post, tidspunkt per tjeneste, egen tekst, hva SMS koster
Depositum og gebyr	Depositum, forhåndsbetaling, kort på fil, uteblivelsesgebyr
Betaling og terminal	Egen terminal eller din egen leverandør, kortbetaling, Vipps, fakturering
Kassasystem i Norge	Produkterklært kassasystem, Z-rapport, kvittering og elektronisk journal
Journal og samtykke (klinikk)	Journal, skjema, tilgangsstyring, logg, personvern
Provisjon og markedsplass	Tar systemet provisjon på nye kunder, og kan du slå markedsplassen av?
Prismodell	Per bruker, per booking eller prosent. Hva skjer når du vokser?
Eksport og flytting	Kan du hente ut kunder, timer og historikk? Hjelp til import?
Avtale og oppsigelse	Bindingstid, oppsigelsestid, oppstartsgebyr
Støtte	Norsk støtte, åpningstider, svartid
GDPR og data	Databehandleravtale, hvor data lagres, tilgangsstyring

De viktigste tingene å se på

1. Hva koster det på sikt?

Sammenlign totalprisen, ikke bare abonnementet. Legg til SMS, betalingsgebyrer, tilleggsmoduler og eventuell provisjon. En modell med pris per bruker blir dyrere med flere ansatte, mens en pris per booking følger omsetningen. Regn med din egen virksomhet. Les også hva provisjon på nye kunder kan koste i praksis.

2. Kassasystem

I Norge gjelder kassasystemlova hvis du tar betalt i butikk. Systemet må være produkterklært av leverandøren. Be om dokumentasjon, og ikke ta det for gitt. Se Kassasystemlova for frisører og klinikker.

3. Journal og personvern (klinikker)

Har du helsedata, trenger du tilgangsstyring, logg over hvem som har sett hva, og skjemaer med samtykke. Spør hvordan tilgangen begrenses til behandlere som faktisk har en relasjon til pasienten. Spør også om systemet tilbyr direkteoppgjør mot HELFO og Helsenett, siden ikke alle gjør det.

4. Kunde og booking

Test bestillingssiden selv på mobil. Hvor mange trykk tar det å bestille? Kan kunden avbestille og flytte? Er det en venteliste?

5. Utgang

Spør nå om hvordan du får dataene ut hvis du bytter. Du skal kunne eksportere kunder og timer, og helst få hjelp til import fra forrige system.

Spørsmål du bør stille leverandøren

1. Hva koster det totalt for meg, med SMS, terminal og tillegg?
2. Tar dere provisjon på noen bestillinger?
3. Er kassasystemet produkterklært hos Skatteetaten? Kan jeg få dokumentasjonen?
4. Hvordan henter jeg ut kundene og historikken min hvis jeg slutter?
5. Hva er oppsigelsestiden, og er det oppstartsgebyr?
6. Hvor lagres dataene, og har dere databehandleravtale?
7. Hvem svarer når noe går galt på en travel lørdag?
8. Kan jeg prøve alle funksjonene før jeg binder meg?

Prøv minst to systemer med dine egne tjenester, og la gjerne en ansatt teste daglig bruk. Det du merker i tredje uke, ser du ikke i en demo.

Slik gjør du dette i Calendia

Calendia er en bookingplattform for salonger og klinikker, uten markedsplass og uten provisjon. Du velger mellom pris per bookbar ansatt eller per gjennomførte booking, og priser står på Priser. Du får en gratis prøveperiode med alle funksjoner, ingen bindingstid og gratis import av kunder, tjenester og fremtidige timer fra det gamle systemet, se Importer data fra et annet system. Kassasystemet er produkterklært under kassasystemlova. For klinikker finnes journal, skjema og tilgangsstyring, men Calendia har ikke direkteoppgjør mot HELFO eller Helsenett. Se også sammenligningene Fresha-alternativ og Timma-alternativ, og regnskapsintegrasjoner.

Spørsmål og svar

Hva er viktigst når jeg velger bookingsystem?

Totalprisen over tid, hvor godt bestillingssiden fungerer for kundene dine, og at du kan få dataene ut igjen. For butikksalg i Norge kommer kassasystemet i tillegg.

Bør jeg velge en markedsplass?

Det avhenger av om du trenger nye kunder fra plattformen og er villig til å betale provisjon. Du kan også få nye kunder via Google og sosiale medier uten provisjon.

Hvor lang tid tar det å bytte?

Det varierer, men med import av kunder og fremtidige timer kan mange komme i gang på noen dager. Spør leverandøren om hjelp.