Kassasystemlova for frisører og klinikker: dette må du vite

Kassasystemlova gjelder de fleste frisører, salonger og klinikker som tar betalt ansikt til ansikt. Reglene er til for å sikre at all omsetning blir registrert riktig, og de stiller krav både til deg og til leverandøren av kassasystemet. Her er en praktisk oversikt. Den erstatter ikke Skatteetatens veiledning eller råd fra regnskapsføreren din.

Hvem gjelder reglene for?

Kassasystemlova og kassasystemforskrifta gjelder virksomheter som er bokføringspliktige og som selger varer eller tjenester som betales kontant eller med kort ved personlig oppmøte. Det finnes unntak, for eksempel for svært små kontantsalg og for visse typer ambulerende handel. Vi oppgir ikke grenser her. Sjekk Skatteetatens veiledning og spør regnskapsføreren din om akkurat din virksomhet er omfattet.

Hva må kassasystemet være?

Kassasystemet må være produkterklært. Det betyr at leverandøren har meldt systemet inn til Skatteetaten (skjema RF-1348) og dokumentert at det oppfyller kravene. Leverandøren må oppdatere erklæringen for hver nye versjon av systemet. Som kunde bør du kunne få vite at systemet er produkterklært, og det er lurt å be om dokumentasjonen når du velger system.

Systemet må blant annet kunne:

• Lage daglig Z-rapport, som er en dagsoppgjørsrapport som avslutter dagen.
• Lage salgskvittering for hvert salg. Kvitteringen skal som hovedregel gis til kunden, men ved betaling med en integrert betalingsterminal er plikten til å utlevere den lempet.
• Merke kopikvitteringer med «KOPI», slik at de ikke kan misbrukes som originale.
• Føre en elektronisk journal som ikke kan endres eller slettes.
• Bruke norsk tid på kassens klokke.
• Eksportere SAF-T Cash Register når Skatteetaten ber om det.

Daglig rutine

1. Åpne kassen om morgenen og kontroller beholdningen.
2. Selg gjennom kassasystemet. Alle salg, både kort og kontant, skal gå gjennom kassen.
3. Gi kvittering. Gi kunden kvittering, på papir eller digitalt, når reglene krever det. Er du usikker, gi den alltid.
4. Lag Z-rapport ved dagens slutt og lagre den som en del av regnskapet.
5. Tell kontanter og sammenlign med rapporten. Avvik må forklares og dokumenteres.
6. Sett inn kontantene i banken, og registrer innskuddet.

Hva hvis du selger utenom kassen?

Ikke gjør det. Salg uten registrering i kassasystemet bryter reglene, selv om beløpet er lite, og det kan få konsekvenser for virksomheten. Hvis systemet ikke virker, følg leverandørens rutine for nedetid og få salget registrert så snart det er mulig, og ta kontakt med regnskapsføreren din om du er usikker på hvordan det skal håndteres. Ikke gå tilbake i tid og endre registreringer.

Forhåndsbetaling på nett og salg i butikken

Mange tar depositum eller forhåndsbetaling ved online booking, og resten ved oppmøte. Da hører pengene til to ulike hendelser: forskuddet, som er betalt på nett, og det som betales i butikken. Sørg for at helheten stemmer i bokføringen, at kunden får en kvittering på det totale salget når behandlingen er levert, og at forskuddet ikke registreres to ganger. Be regnskapsføreren din bekrefte hvordan du skal håndtere dette i ditt oppsett. Les mer om depositum.

Slik gjør du dette i Calendia

Calendias kassasystem er produkterklært under kassasystemlova. Kassen har kvitteringer, refusjoner, kopikvittering, elektronisk journal og daglig Z-rapport. Se hvordan du åpner og lukker kassen, håndterer kvitteringer og refusjoner, og teller kontanter, overføringer og innskudd. Du kan bruke Calendia Pay-terminaler eller din egen leverandør, se betalingsmåter og terminaler. Når kassen oppdateres til en ny versjon, oppdateres også produkterklæringen. Husk at kassasystemlova bare er en del av hva du må tenke på når du velger bookingsystem.

Spørsmål og svar

Må alle frisører ha et produkterklært kassasystem?

Kassasystemlova gjelder bokføringspliktige virksomheter som tar betalt kontant eller med kort ved personlig oppmøte, med noen unntak. Sjekk Skatteetatens veiledning og spør regnskapsføreren din om din virksomhet er omfattet.

Hva er en Z-rapport?

Det er dagsoppgjøret fra kassen, som oppsummerer dagens salg og avslutter dagen. Systemet lager den daglig, og den inngår i regnskapsunderlaget.

Hva er SAF-T Cash Register?

Et standardisert filformat som kassasystemet kan eksportere data i. Skatteetaten kan be om det ved kontroll.