Fyll ledige timer etter avbestilling: venteliste og andre grep

Selv med gode regler blir noen timer avbestilt. Forskjellen på en dårlig og en god uke er ofte hvor raskt du fyller ledige timer igjen. En time som er tom i morgen kl. 10, kan ofte fylles hvis du handler samme dag som den blir ledig. Her er grepene som virker.

1. Ha en venteliste

Kunder som ikke fant en passende tid, er dine beste kandidater når noen avbestiller. La dem melde seg på en venteliste der de oppgir hvilke tjenester og hvor kort varsel de godtar. Når en time blir ledig, får neste person tilbudet først. Svarer ingen, går tilbudet videre.

Det viktigste er at tilbudet går ut automatisk og raskt. En manuell liste i et regneark fungerer bare så lenge du husker den.

2. Send et tilbud til faste kunder

Faste kunder som pleier å bestille i nærheten av dette tidspunktet, er varme. Send en kort melding:

Hei Maria! Vi har fått en ledig time i morgen kl. 10:00 hos Salong Sol. Vil du ha den? Svar her eller bestill: [lenke]

Begrens deg til de som faktisk passer, så meldingene ikke føles som masseutsendelser.

3. Hold en liste over fleksible kunder

Noen kunder sier ofte «jeg kan nesten alltid». Merk dem, og kontakt dem først når en tid åpner seg. Pensjonister, deltidsansatte og de som jobber hjemmefra er typiske kandidater.

4. Del ledige tider på sosiale medier

En Story med «Ledig i dag kl. 14» og en lenke fyller ofte hull samme dag. Unngå å annonsere store rabatter hver gang, ellers lærer kundene å vente på tilbud. Se Bestillingslenke på Instagram og Facebook.

5. Tilby en kortere behandling i hullet

Har du en time på 90 minutter som ble ledig, kan du fylle den med to korte, for eksempel en maskinklipp og en skjeggtrim, eller en kort ansiktsbehandling. Ha en liste over «hullfyllere» du kan tilby, og gjør dem mulige å bestille online.

6. Bygg inn buffer

Hvis uteblivelser er en gjenganger, kan et lite tidsrom mellom timene gi rom for å gjøre noe annet når kunden uteblir. Det koster litt kapasitet, men reduserer tapet når en time faller bort.

7. Mål utnyttelsen

Se på hvor mange prosent av kalendertimene som faktisk er booket og gjennomført, per ansatt og ukedag. Tomme tider på tirsdag formiddag er et mer varig problem enn en avbestilling på fredag. Der kan du bruke tilbud for å flytte etterspørselen, i stedet for å fylle hull etter hvert.

Slik gjør du dette i Calendia

Ventelisten i Calendia lar kunder melde seg på fra bestillingssiden og velge hvor kort varsel de godtar. Når en time blir avbestilt, tilbys den automatisk på e-post eller SMS til neste kvalifiserte person, med en utløpstid, før den går videre til neste. Du kan lage kampanjer og tilbud for rolige dager, og du kan vinne tilbake kunder som har uteblitt eller avbestilt og ikke har booket igjen. Se også Unngå no-show for å forebygge problemet i utgangspunktet.

Spørsmål og svar

Hvor raskt bør jeg tilby en ledig time?

Så fort den blir ledig. Jo nærmere timen, desto kortere tid har du, så automatiske tilbud gir mest.

Bør jeg gi rabatt for å fylle en time?

Bare av og til. Ofte holder det at kunden får en lett vei til å bestille. Hyppige rabatter lærer kundene å vente.

Hva er en fleksibel-liste?

En liste over kunder som ofte kan komme med kort varsel. Du kontakter dem først når en tid åpner seg.